Чтобы оптимизировать и автоматизировать взаимодействия между подразделениями, упростить и ускорить процесс оформления, согласования и визирования документации, предприятия внедряют систему электронного документооборота (СЭД). Это также помогает обмениваться файлами с контрагентами. Чтобы система функционировала, каждому из участников необходима электронная подпись.
Зачем внедрять ЭДО
Под электронным документооборотом (сокращенно – ЭДО) понимается автоматизированная система обмена данными, которая обеспечивает отказ от бумажной документации. Право компаний и ИП применять ЭДО во взаимодействии между подразделениями и коммуникациях с другими организациями предусмотрена 402-ФЗ от 06.12.2011.
Цифровизация документооборота позволяет:
- одновременно работать с файлом сразу нескольким пользователям;
- исключить задвоение документов;
- четко определить функционал и зоны ответственности сотрудников на разных этапах обработки/согласования документа;
- сократить временные и денежные затраты, связанные с распечаткой и хранением бумажной документации;
- оптимизировать взаимодействия между подразделениями компании, быстрее согласовывать и подписывать документы;
- усилить защиту от несанкционированного изменения;
- обеспечить конфиденциальность коммерческой информации;
- ускорить процессы обработки данных.
ЭДО может охватывать все аспекты работы предприятия или распространяться на одну сферу его деятельности: например, производство, складирование товара, ведение бухучета, обмен документацией с поставщиками и подрядчиками и т. д.
Чтобы внедрить ЭДО, компании необходимо оформить электронные подписи (сокращенно – ЭП) на всех сотрудников, которые участвуют в обмене данными. Устанавливается программное обеспечение (например, средства криптографической защиты), определяются маршруты движения документов, алгоритмы работы.
Обзор действующего законодательства
Понятие «ЭП» вводится 63-ФЗ от 06.04.2011. В нем установлено, что документация, заверенная электронно, имеет такую же юридическую силу, как и бумажные варианты с «живой» визой руководителя компании.
Под ЭП понимается установленным образом сгенерированный файл, который идет в комплекте с электронным документом. В нем содержится информация о том, кто подписал документ, каковы полномочия подписанта, когда была проставлена виза.
ЭП подтверждает авторство подписанта и защищает файл от несанкционированного изменения, подделки третьими лицами.
В 63-ФЗ обозначено, что фирмы и ИП, внедрившие ЭДО, вправе использовать любые программы для визирования.
Электронная подпись для внутреннего документооборота
В 63-ФЗ обозначено, что в РФ используется 3 типа ЭП. Два из них могут применяться только внутри организации:
- Простая — это уникальная комбинация логина и пароля, которая подтверждает, что виза на файле проставлена конкретным лицом. Однако данный вид ЭП не защищает информацию от несанкционированных корректировок после подписания, не обеспечивает сохранность данных.
- Усиленная неквалифицированная — это электронно-цифровая подпись (ЭЦП), которая создается с использованием инструментов криптографии или шифрования. В отличие от простой ЭП, она не только позволяет идентифицировать, кто завизировал файл, но и препятствует внесению изменений после подписания.
Простой ЭП и усиленной неквалифицированной ЭП достаточно для организации ЭДО внутри компании, т. е. дистанционного обмена данными между подразделениями. Такая ЭП не применяется для внешних коммуникаций с контрагентами и государственными органами.
СПРАВКА. Для получения обозначенных видов электронной подписи не требуется обращаться в ФНС или аккредитованные центры.
Электронная подпись для внешнего документооборота
Для внешнего документооборота предприятия используют третий тип ЭП согласно 63-ФЗ – усиленную квалифицированную (сокращенно – КЭП). Это подпись, которая создается с применением криптографических средств. К ней прилагается ключ проверки, указанный в сертификате. Дополнительно в сертификате обозначается, кто является владельцем КЭП.
Криптографические инструменты, применяемые для создания КЭП, должны отвечать нормативам из 63-ФЗ. Для получения КЭП компании и ИП обращаются в организации, работающие по аккредитации Минкомсвязи, или в ФНС.
КЭП применяется для организации обмена цифровой документацией внутри компании. Также подпись используется для совершения операций вне предприятия. Это документооборот с контрагентами, подача отчетности в ИФНС, работа с ЕГАИС (для фирм, реализующих алкоголь), участие в торгах и закупочных процедурах, отправка платежных поручений в банк и прочее.
СПРАВКА. При наличии договоренностей между собой контрагенты вправе использовать простую или неквалифицированную ЭП.
Как выбрать ЭП для ЭДО?
Чтобы понять, какая электронная подпись для документооборота необходима, следует учитывать цели, для которых планируется использовать ключ:
- внутренний документооборот компании;
- работа с контрагентами;
- сдача отчетов контролирующим органам (налоговые органы, Пенсионный фонд, Фонд социального страхования и т. д.);
- размещение на тендерных площадках;
- ведение судебных процессов;
- ведение дел с физ. лицами.
Все виды ЭП подходят для ЭДО как внутри организации, так и с контрагентами.
В зависимости от тарифа определяется цена ЭП.
Чтобы определить нужный тариф, предприятию следует учесть специфику своей деятельности, оценить объемы обмена документацией, необходимость участия в торгах, отправки информации в ЕГАИС и т. д.
Также устанавливается, на какой круг лиц нужно оформить ЭП. Например, для внутреннего обмена документацией оформляется простая ЭП на всех работников организации или на тех работников, которые участвуют в процессе согласования договоров, актов, заявок на оплату и т. д. Для взаимодействия с ИФНС нужна только ЭП на руководителя фирмы.
Как оформить ЭП для документооборота?
Для получения ЭП предприятия обращаются в ФНС. Процедура оформления предполагает:
- подачу заявки и необходимой документации;
- оплату счета;
- установку ЭП на защищенный носитель;
- установку программного обеспечения на компьютер пользователя.
Процесс оформления занимает 1 рабочий день, возможно получение в срочном порядке – за 1 час. Стоимость зависит от выбранного тарифа.
Получить консультации и помощь в оформлении ЭП можно у экспертов сертификационного центра «Ростест Урал».
Вам может быть интересно:
