Электронный документооборот (ЭДО) позволяет совершать быстрый обмен информацией как внутри предприятия на локальном уровне, так и с организациями, у которых установлена программная платформа. Передача документов с использованием виртуальных коммуникационных связей также удобна для своевременной подачи деклараций, писем, отчетов в государственные надзорные органы (в частности, в ФНС и Росстат).
Внедрение электронного документооборота оправдывает себя в случаях, если у компании множество филиалов, большое количество контрагентов и сделок с ними, сложная бухгалтерия на режиме ОСНО и большой штат сотрудников.
Преимущества электронного документооборота
Преимущества электронного документооборота, установленного в компании:
- Структурирование делопроизводства организации. Каждый документ, регистрирующийся в ЭДО, обладает индивидуальным номером. Сотрудники больше не смогут по ошибке присвоить один и тот же порядковый номер двум приказам, счетам, договорам. Потому поиск необходимых сведений будет упрощен. Программа автоматически регистрирует исходящую и входящую корреспонденцию.
- Можно проследить этапы обработки информации. Руководитель сможет увидеть, что посланный им запрос прочитан и находится в исполнении. Аналогично и при работе с контрагентами и государственными учреждениями. Не придется думать, что первичная бухгалтерская документация, коммерческие предложения, проекты договоров остались без внимания.
- Экономия времени. Сколько лишних часов занимает согласование документа с бухгалтерами и юристами в их кабинетах? С ЭДО можно отправить документ в любой отдел за несколько секунд и ждать быстрой реакции сотрудников.
- Упорядоченность по срокам. При направлении кадровой, юридической или бухгалтерской информации в подразделения фирмы отправитель может указать предельные сроки рассмотрения. Так сотрудники смогут легче планировать свою работу.
- Удаленный доступ. При необходимости можно установить систему электронного обмена на личные компьютеры, чтобы следить за деятельностью организации даже во время командировок, больничных или отпуска.
В ЦС Ростест Урал клиенты смогут подобрать электронную платформу под свои нужды. Внедрение системы предусматривает наличие цифровой подписи (ЭЦП), которая является цифровым аналогом обычной подписи. ЭЦП удостоверяет подлинность документов и подтверждает личность того, кто их создал. Обращайтесь к нашим сотрудникам за помрщью, чтобы определиться с выбором вида подписи и оперативно получить её!
Требования к системам электронного документооборота
Электронный документооборот на предприятии должен соответствовать законодательным и техническим требованиям. К правовым критериям относят положения, прописанные в Приказе ФНС РФ «Об утверждении требований к оператору ЭДО» № ММВ-7-6/76@ от 4 марта 2014 г.:
- создатель программы обязан получить лицензию ФСБ для разработки электронной платформы, а также методов шифрования сведений, внедряемых в систему;
- производитель платформ ЭДО обязан получить лицензию Роскомнадзора для предоставления услуг по внедрению программ на компьютерах коммерческих и некоммерческих компаний;
- система электронного документооборота подлежит обязательной сертификации.
К техническим требованиям относят:
- электронный документооборот в России должен снабжаться виртуальными архивами для хранения большого количества поступающей информации;
- программа должна обладать внутренней поисковой системой, позволяющей сотрудникам в сжатые сроки найти необходимый документ и начать с ним работу;
- развитая система маршрутизаторов, не позволяющая информации «затеряться» в виртуальном пространстве;
- платформа обязана обеспечивать совместную работу персонала над одним и тем же документом, а при необходимости – ограничивать доступ (например, чтобы данные были видны только руководителю и его заместителю).
Производители ЭДО вправе снабжать свои программы дополнительными способами коммуникации: электронной почтой, CRM, возможностью управления задачами, биллинг.
Основные системы, действующие в России в 2019 году:
- СБИС;
- С-ЭДО;
- Дело;
- Евфрат;
- Логика;
- CompanyMedia;
- DIRECTUM;
- EMC Documentum.
Целями электронных коммуникационных платформ выступают уменьшение бумажных экземпляров документов в компаниях и ускорение обмена сведениями между отделами и контрагентами, государственными органами.
Оформление электронного документооборота
Перед подключением электронного документооборота на компьютерной технике фирмы придется получить электронную подпись. В России порядок получения «ключа-сертификата» регулируется законом № 63-ФЗ от 6 апреля 2011 г. Чтобы получить доступ к программам клиенту нужно предоставить:
- заявление на изготовление индивидуализированных ключей для каждого компьютера;
- заявление о присоединении к Регламенту применения ЭДО;
- паспорт лица с правом подписи договоров и первичной бухгалтерской документации, его СНИЛС, а также приказ о назначении на должность;
- доверенность, если сделка заключается не от лица директора компании;
- Устав компании;
- ИНН и ОГРН фирмы.
Внедрение коммуникационных платформ для организации выгоднее с помощью ЦС Ростест Урал, поскольку:
- наши сотрудники подберут систему, наиболее подходящую под нужды предприятия, с учетом специфики области деятельности;
- будут выбраны программы по цене в соответствии с бюджетом заказчика, с минимальной финансовой нагрузкой для клиента;
- мы знаем, какие дополнительные услуги предоставляют поставщики, и ознакомим с персональными условиями лицензирования и сертификации;
- все системы, реализуемые посредничеством ЦС, обладают передовыми методами шифрования данных.
Для получения консультации заполните на сайте специальную форму обратной связи и наши эксперты свяжутся с вами в ближайшее время.
