Сервис обратного звонка RedConnect

Внедрение электронного документооборота на предприятии

Электронный документооборот (ЭДО) позволяет совершать быстрый обмен информацией как внутри предприятия на локальном уровне, так и с организациями, у которых установлена программная платформа. Передача документов с использованием виртуальных коммуникационных связей также удобна для своевременной подачи деклараций, писем, отчетов в государственные надзорные органы (в частности, в ФНС и Росстат). 
Внедрение электронного документооборота оправдывает себя в случаях, если у компании множество филиалов, большое количество контрагентов и сделок с ними, сложная бухгалтерия на режиме ОСНО и большой штат сотрудников.

Преимущества электронного документооборота

Преимущества электронного документооборота, установленного в компании:

  1. Структурирование делопроизводства организации. Каждый документ, регистрирующийся в ЭДО, обладает индивидуальным номером. Сотрудники больше не смогут по ошибке присвоить один и тот же порядковый номер двум приказам, счетам, договорам. Потому поиск необходимых сведений будет упрощен. Программа автоматически регистрирует исходящую и входящую корреспонденцию. 
  2. Можно проследить этапы обработки информации. Руководитель сможет увидеть, что посланный им запрос прочитан и находится в исполнении. Аналогично и при работе с контрагентами и государственными учреждениями. Не придется думать, что первичная бухгалтерская документация, коммерческие предложения, проекты договоров остались без внимания.
  3. Экономия времени. Сколько лишних часов занимает согласование документа с бухгалтерами и юристами в их кабинетах? С ЭДО можно отправить документ в любой отдел за несколько секунд и ждать быстрой реакции сотрудников.
  4.  Упорядоченность по срокам. При направлении кадровой, юридической или бухгалтерской информации в подразделения фирмы отправитель может указать предельные сроки рассмотрения. Так сотрудники смогут легче планировать свою работу. 
  5. Удаленный доступ. При необходимости можно установить систему электронного обмена на личные компьютеры, чтобы следить за деятельностью организации даже во время командировок, больничных или отпуска. 

В ЦС Ростест Урал клиенты смогут подобрать электронную платформу под свои нужды. Внедрение системы предусматривает наличие цифровой подписи (ЭЦП), которая является цифровым аналогом обычной подписи. ЭЦП удостоверяет подлинность документов и подтверждает личность того, кто их создал. Обращайтесь к нашим сотрудникам, чтобы определиться с выбором вида подписи и оперативно получить её! 

Требования к системам электронного документооборота

Электронный документооборот на предприятии должен соответствовать законодательным и техническим требованиям. К правовым критериям относят положения, прописанные в Приказе ФНС РФ «Об утверждении требований к оператору ЭДО» № ММВ-7-6/76@ от 4 марта 2014 г.:

  • создатель программы обязан получить лицензию ФСБ для разработки электронной платформы, а также методов шифрования сведений, внедряемых в систему;
  • производитель платформ ЭДО обязан получить лицензию Роскомнадзора для предоставления услуг по внедрению программ на компьютерах коммерческих и некоммерческих компаний;
  • система электронного документооборота подлежит обязательной сертификации.

К техническим требованиям относят:

  • электронный документооборот в России должен снабжаться виртуальными архивами для хранения большого количества поступающей информации;
  •  программа должна обладать внутренней поисковой системой, позволяющей сотрудникам в сжатые сроки найти необходимый документ и начать с ним работу;
  • развитая система маршрутизаторов, не позволяющая информации «затеряться» в виртуальном пространстве;
  • платформа обязана обеспечивать совместную работу персонала над одним и тем же документом, а при необходимости – ограничивать доступ (например, чтобы данные были видны только руководителю и его заместителю).

Производители ЭДО вправе снабжать свои программы дополнительными способами коммуникации: электронной почтой, CRM, возможностью управления задачами, биллинг.

Основные системы, действующие в России в 2019 году:

  • СБИС; 
  • С-ЭДО;
  •  Дело;
  • Евфрат;
  •  Логика;
  • CompanyMedia;
  • DIRECTUM;
  • EMC Documentum. 

Целями электронных коммуникационных платформ выступают уменьшение бумажных экземпляров документов в компаниях и ускорение обмена сведениями между отделами и контрагентами, государственными органами.

Оформление электронного документооборота

Перед подключением электронного документооборота на компьютерной технике фирмы придется получить электронную подпись. В России порядок получения «ключа-сертификата» регулируется законом № 63-ФЗ от 6 апреля 2011 г. Чтобы получить доступ к программам, предоставляемым ЦС Ростест Урал, клиенту нужно предоставить:

  • заявление на изготовление индивидуализированных ключей для каждого компьютера;
  •  заявление о присоединении к Регламенту применения ЭДО;
  •  паспорт лица с правом подписи договоров и первичной бухгалтерской документации, его СНИЛС, а также приказ о назначении на должность;
  • доверенность, если сделка заключается не от лица директора компании;
  • Устав компании;
  • ИНН и ОГРН фирмы.

Внедрение коммуникационных платформ для организации выгоднее в ЦС Ростест Урал, поскольку: 

  •  наши сотрудники подберут систему, наиболее подходящую под нужды предприятия, с учетом специфики области деятельности;
  •  будут выбраны программы по цене в соответствии с бюджетом заказчика, с минимальной финансовой нагрузкой для клиента;
  • мы знаем, какие дополнительные услуги предоставляют поставщики, и ознакомим с персональными условиями лицензирования и сертификации;
  • все системы, реализуемые посредничеством ЦС Ростест Урал, обладают передовыми методами шифрования данных.

Сроки изготовления цифровой подписи и внедрения программы на предприятие уточняйте у менеджеров нашего центра. 
 


  • г. Екатеринбург

    ул. Розы Люксембург, д. 49,

    БЦ "Онегин", офис 617

    +7 (343) 30-20-956

  • г. Челябинск

    Бизнес-центр Бизнес Урал

    просп. Ленина, 55а

    +7 (351) 71-11-360

  • г. Тюмень

    Статус-центр Россия, Тюмень,

    улица Челюскинцев, 48

    +7 (345) 265-93-97

  • г. Пермь

    Бизнес центр Парус Пермь,

    улица Николая Островского, 59/1

    +7 (342) 255-48-43

  • г. Уфа

    Бизнес-центр Гарда, Россия, Республика

    Башкортостан, Уфа, улица Ленина, 70

    +7 (347) 224-25-42

  • г. Сургут

    Бизнес центр Россия, Ханты-Мансийский

    автономный округ, Сургут, улица Григория Кукуевицкого, 1/1

    +7 (346) 277-96-50

  • г. Краснодар

    Бизнес-центр Европа

    ул. Северная, 319

    +7 (861) 21-23-211

  • г. Ростов-на-Дону

    Ростовский бизнес центр Ростов-на-Дону

    улица Максима Горького, 295

    +7 (863) 333-50-14

  • г. Сочи

    Ростовский бизнес центр Ростов-на-Дону

    Краснодарский край, Сочи, микрорайон Завокзальный, Тоннельная улица, 2А

    +7 (862) 225-73-30

  • г. Казань

    Бизнес центр на Некрасова

    Республика Татарстан, Казань, ул. Некрасова 9

    +7 (843) 20-70-232