Электронная цифровая подпись (ЭЦП, ЭП) – особый реквизит цифрового документа, который несет две основные функции:
- подтверждает достоверность информации;
- определяет принадлежность подписи конкретному владельцу.
В России постепенный переход на ЭЦП для электронного документооборота (ЭДО), начался в 2011 году, когда появилась полноценная нормативная база для данной сферы.
Обзор действующего законодательства
В основе лежит 63-ФЗ «Об электронной подписи». Также к нормативно-правовой базе относят:
- ГК РФ (ст.160, 434, 847);
- НК РФ (ст.169);
- 149-ФЗ;
- 402-ФЗ;
- иные акты.
Согласно ФЗ-63, цифровая подпись признается юридически равнозначной традиционному аналогу – собственноручно сделанной подписи, проставленной на бумажном носителе.
Для проверки и подтверждения подлинности цифровой подписи используется электронный сертификат (ключ). Выдается он удостоверяющими центрами или их уполномоченными представителями.
ЭП для ЭДО подпись позволяет:
- оптимизировать внутренний документооборот компании;
- работать с государственными информационными системами;
- сократить расходы на содержание и ведение бумажного архива.
Сотрудники центра «Ростест Урал» помогут получить ЭП для ЭДО в строгом соответствии с существующими правилами.
Как выбрать ЭП для ЭДО?
Закон №63-ФЗ разграничивает 3 вида цифрового ключа в зависимости от их функционала:
- простую (применяется для подтверждения факта подписания конкретным лицом при помощи кодов, паролей или иных средств, минимальная степень защиты);
- усиленную неквалифицированную (создается благодаря преобразованию информации на основе определенного алгоритма с использованием действующего ключа ЭП, идентифицирует подписанта, распознает возможные правки, сделанные после факта подписания);
- усиленную квалифицированную (соответствует признакам предыдущей разновидности, ключ проверки указывается в квалифицированном сертификате, максимально защищенная версия, регистрируется через Минкомсвязь РФ).
Все три вида равнозначны собственноручной подписи, однако для первых двух разновидностей между участниками ЭДО должно быть заключено соглашение об электронном обмене данными.
Цифровой ключ считается полноценным, юридически значимым аналогом рукописной подписи и печати предприятия/ИП, поставленной на бумаге.
Пользователи вправе выбрать любую из трех типов ЭП для применения в своей деятельности, если законом не оговорена конкретная ее разновидность для получения определенной услуги или сдачи отчетности.
Так, отчетность в ФНС, ФСС, прочие государственные органы и внебюджетные фонды проводится только в электронном формате. Без такой ЭЦП не получится зарегистрироваться на Интернет-ресурсах государственных и коммерческих закупок, пройти аккредитацию и подать заявку на участие в аукционах по 223-ФЗ и 44-ФЗ.
Ответ на вопрос, какую же следует оформить ЭП для ЭДО, зависит от предполагаемой области ее применения. А в настоящий момент эта область весьма широка и охватывает:
- документооборот внутри компании (аналог визирования руководством или ответственными сотрудниками);
- обмен документацией между контрагентами – юридическими лицами (сектор B2B);
- предоставление отчетности в контролирующие органы (ФСС, Пенсионный фонд, ФНС и т.д.);
- пользование различными государственными услугами посредством электронных площадок для участия в тендерах, аукционах;
- процессы, находящиеся в ведении арбитражных судов РФ;
- договорные отношения между физическими лицами.
Решение о выборе того или иного вида ЭЦП для электронного документооборота предприятие или физ.лицо принимает исходя из требований закона и целей будущего применения ключа.
Квалифицированная ЭП более функциональна, что позволяет применять ее в любой из вышеперечисленных сфер.
Неквалифицированная - область ее применения на практике зачастую ограничивается визированием внутренних документов организации (приказов, распоряжений, согласований различными сотрудниками и т.п.), либо используется физическими лицами для подписания актов приема - передачи и договоров.
Возможности простой ЭП позволяют пользоваться порталом Госуслуг, но сдача отчетности в контролирующие органы и участие в электронных торгах ее владельцам будут недоступны.
В зависимости от функционала различается и стоимость получения сертификата. Поэтому организации или физ.лицу следует заранее четко определить для себя круг задач, для которых будет применяться ЭП, и в зависимости от этого сделать правильный выбор.
Сотрудники центра «Ростест Урал» помогут в данном вопросе, предоставят бесплатные консультации.
Как оформить ЭП для документооборота?
Чтобы наладить процесс ЭДО, необходимо самостоятельно заключить с каждым из контрагентов специализированное соглашение об обмене данными в таком формате или воспользоваться услугами оператора ЭДО.
При первом варианте для взаимодействия используют бесплатные почтовые сервисы. Однако предпринимателю также предстоит выполнить ряд действий, некоторые из которых могут вызвать сложности:
- программный продукт КриптоАРМ придется устанавливать и настраивать самостоятельно, что при неопытности приводит к большим временным затратам и повышает риск ошибок;
- необходимо самостоятельно разработать соглашение с четко прописанными правилами обмена данными и подписать его с каждым из контрагентов;
- необходимо решить вопрос создания цифрового архива (на сервере либо в облачном хранилище);
- необходимо обеспечить конфиденциальность данных.
Кроме того, закон запрещает обмен электронными счетами-фактурами и сдачу отчетности в госорганы т.е. без привлечения оператора ЭДО. Также не получится своими силами создать квалифицированный ключ.
Все перечисленные проблемы снимаются с плеч компании, при обращении к уполномоченному оператору.
Физлицам для этого потребуются:
- личная явка в удостоверяющий центр;
- паспорт;
- СНИЛС.
Юридическим лицам необходимо предоставить:
- учредительные документы;
- выписку из ЕГРЮЛ;
- свидетельство о постановке на учет в ИФНС;
- паспорт и СНИЛС сотрудника, кто будет владельцем ЭП (гендиректор, учредитель и т.п.);
- личная явка в удостоверяющий центр.
После проверки предоставленных сведений, создается уникальный ключ на цифровом носителе - флэш-карте с записанным сертификатом и двумя ключами ЭЦП.
Подать заявку можно здесь. Услуга доступна не только жителям Екатеринбурга, но и всем регионам РФ.
Вам может быть интересно:
